Registre horari digital obligatori el 2026: calendari previst, requisits i guia pràctica per a pimes i autònoms

Calendari previst d'entrada en vigor

Aquesta nova normativa sobre el registre horari digital obligatori s'espera que entri en vigor durant el primer semestre de 2026. Tot i que encara no hi ha una data exacta, la publicació al Butlletí Oficial de l'Estat (BOE) establirà el termini per complir amb la norma. És fonamental que les empreses, especialment les pimes i els treballadors autònoms , comencin a preparar-se per a aquest canvi legislatiu amb prou temps.

El canvi de la legislació afectarà totes les empreses, independentment de la seva mida, de manera que és important conèixer tots els detalls i requisits per evitar sancions per incompliment. Vols saber-ne més? A Puigverd Assessors t'ho expliquem.

Quins són els requisits del registre horari digital?

El registre horari digital s'ha de fer mitjançant eines digitals que compleixin una sèrie de requisits establerts per la normativa. Aquests requisits són fonamentals per garantir la transparència i l'aplicació correcta de la jornada laboral. Els requisits més destacats són els següents:

• Digitalització total : a partir del 2026, el registre horari haurà de ser completament digital. Això elimina l'ús de sistemes manuals com ara els fulls de càlcul o el registre en paper. És necessari implementar eines tecnològiques adequades per a aquest registre.
• Accés remot per a la Inspecció de Treball : els sistemes de registre han de permetre a la Inspecció de Treball accedir-hi en temps real i de forma remota. Això garantirà la transparència i el compliment de la normativa laboral.
• Identificació individualitzada dels treballadors : cada treballador haurà d'identificar-se personalment en el moment de registrar la seva entrada i sortida. Això es podrà fer mitjançant empremtes dactilars, targetes personalitzades o altres mètodes didentificació segura.
• Inalterabilitat de les dades : els registres digitals no podran ser modificats sense el consentiment explícit del treballador. Això garantirà que les dades siguin fiables i verificables.
• Conservació de les dades durant 4 anys : les dades recollides hauran de ser emmagatzemades i conservades durant un mínim de quatre anys, de manera que qualsevol inspecció o auditoria es pugui realitzar en qualsevol moment.

Aquests requisits no només busquen garantir el compliment de la jornada laboral, sinó també evitar possibles fraus al registre de les hores treballades.

Guia pràctica per a pimes i autònoms

Per adaptar-se a aquesta nova legislació, les pimes i els treballadors autònoms han de seguir una sèrie de passos per complir amb la normativa de forma eficient :

1. Avaluació de les necessitats : abans d'implementar qualsevol sistema de registre, és essencial avaluar les necessitats concretes de l'empresa. Cada tipus dactivitat pot requerir un sistema de registre diferent, per la qual cosa és important analitzar el que realment es necessita.
2. Selecció d'un sistema digital adequat : cal escollir una eina digital que compleixi tots els requisits establerts per la llei. Hi ha diferents opcions disponibles, com ara aplicacions mòbils, programari de gestió laboral o sistemes de registre basats en l'ús de maquinària específica.
3. Formació del personal : un cop escollit el sistema, cal formar tots els treballadors perquè utilitzin correctament la nova eina de registre. La formació serà clau per evitar errors i garantir que tots els treballadors puguin registrar les hores de manera correcta i segura.
4. Implementació del sistema de registre : és important implementar el sistema amb suficient antelació abans de l'entrada en vigor de la normativa per assegurar-se que el sistema funciona correctament. Això inclou proves internes i verificació que totes les dades es registren i es conserven adequadament.
5. Revisions i auditories internes : un cop implementat el sistema, cal realitzar auditories internes regulars per verificar que el sistema encara funciona correctament i que les dades es registren de manera precisa. Això també ajudarà a detectar possibles errors abans que es produeixi una inspecció.

És important recordar que qualsevol error en la implementació o ús del sistema pot generar sancions. Per tant, és fonamental assegurar-se que el sistema de registre horari digital compleixi en tot moment la legislació vigent.

Conseqüències de l'incompliment de la normativa

El no compliment de la normativa sobre el registre horari digital pot comportar sancions econòmiques significatives per a les empreses. Aquestes sancions seran imposades per la Inspecció de Treball i poden ser de diversa índole, depenent de la gravetat de la infracció.

Les possibles sancions inclouen:

• Multes econòmiques : Les multes poden ser considerables i poden aplicar-se de forma gradual, en funció del nombre de treballadors afectats i de la gravetat de la infracció.
• Inhabilitació temporal En alguns casos, l'empresa pot ser inhabilitada temporalment per contractar nous treballadors, fins que compleixi la normativa.
• Prohibició d'operar : En casos molt greus, una empresa es pot veure obligada a cessar temporalment les seves activitats fins que compleixi els requisits legals.

Per això, és crucial que totes les empreses, incloses les pimes i els treballadors autònoms , prenguin les mesures necessàries per complir aquesta nova normativa i evitar sancions que podrien posar en perill la seva activitat econòmica.

L'equip de Puigverd Assessors està a la vostra disposició per assessorar-vos i ajudar-vos a implementar el registre horari digital en el vostre negoci.

Contacta amb nosaltres per a més informació i assessorament personalitzat.